Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 2 novembre 2023

Objectifs de la politique

Maibec Inc. accorde une grande importance à la vie privée et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels des (employés, clients, membres, etc.) qui lui sont confiés. Que leur conservation soit assurée par l’entreprise ou par un tiers.

Ce document vise à vous informer des pratiques adoptées par Maibec Inc. à l’égard des renseignements personnels et a pour but d’expliquer nos politiques et procédures en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels. Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par Maibec Inc., quel que soit le canal par lequel ils sont collectés. La collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).

1. Renseignement personnel

Un renseignement personnel inclut tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. 

2. Responsabilité

L’appui de la haute direction est essentiel à la réussite du programme de protection des renseignements personnels et à l’adoption d’une culture respectueuse de la vie privée. La haute direction de Maibec Inc. fait la promotion du programme de protection des renseignements personnels et veille à ce que les activités de l’entreprise soient conformes aux politiques et procédures définies.

Chez Maibec Inc., la gestion quotidienne du programme de protection des renseignements personnels est officiellement déléguée au responsable en matière de protection des renseignements personnels. Ce dernier est chargé de mettre en œuvre l’engagement de Maibec Inc. à gagner et à conserver la confiance des clients et des autres parties prenantes en ce qui a trait à sa manière de traiter les renseignements personnels. Le responsable est chargé de structurer, de concevoir et de gérer le programme, y compris toutes les procédures, la formation, le contrôle/la vérification, la documentation, l’évaluation et le suivi.

Le Comité de la Protection des Renseignements Personnels de Maibec exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels chez Maibec Inc.et s’assure du respect et de la mise en œuvre des lois applicables. Si vous avez des questions ou des commentaires sur la Politique de Confidentialité de Maibec, si vous voulez accéder à vos données ou si vous voulez gérer vos paramètres, veuillez nous contacter par écrit à l’adresse suivante :

Maibec Inc.
À l’attention du Responsable des renseignements personnels
202-1984, 5e rue
Lévis, QC,
Canada, G6W 5M6
Courriel : confidentialite@maibec.com

3. Détermination des fins de la collecte

Dans toute situation, Maibec Inc. s’assure d’avoir une raison légitime pour la collecte des renseignements personnels. Les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont les suivantes :

• Maintenir un dossier employé.
• Être en mesure de fournir une paie à nos employés pour le travail effectué.
• Fournir des avantages sociaux à nos employés (Assurances, Régime de retraire, etc.).
• Cerner les besoins et les préférences de ses utilisateurs finaux.
• Respecter la loi et la réglementation et les dispositions contractuelles
• Enquêter sur les incidents et les plaintes ou différends du client et des utilisateurs finaux et les résoudre. 
• Effectuer le traitement des comptes de dépenses de nos employés.
• Valider les antécédents judiciaires des candidats à l’embauche
• Établir et maintenir une relation commerciale responsable avec le client et assurer un service continu.
• Concevoir, améliorer, promouvoir ou fournir des produits et des services au client.
• Gérer et développer notre entreprise et nos activités, y compris le diagnostic de problèmes techniques ou l’amélioration de fonctionnalités, et maintenir et améliorer la sécurité des données du client.
• Fournir des produits et services au nom du client (conformément aux obligations contractuelles), y compris à des fins de facturation.
• Recevoir les candidatures aux affichages de postes disponibles chez Maibec

À ces fins, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :

Auprès de nos employés (interne)

• Nom, adresse, sexe et numéro de téléphone
• Date de naissance
• Numéro d’assurance sociale (NAS)
• Numéro régime d’assurance maladie du Québec (cas d’urgence)
• Informations bancaires
• État civil
• Information sur le/la conjoint/te et sur la/les personnes à charge
• Information sur la personne à contacter en cas d’urgence

Auprès du public (externe)

• Nom, adresse et numéro de téléphone
• Curriculum vitae (Candidature d’emploi)
• Pièces d’identité (Candidature d’emploi)

Nous pouvons également recueillir certains renseignements personnels automatiquement lorsque vous accédez à notre site Web, (votre adresse IP, le type d’appareil, le système d’exploitation, votre comportement de navigation, les renseignements recueillis au moyen de cookies et, si les fonctionnalités de localisation de votre appareil sont activées, il est possible que vous nous envoyiez des données de localisation).

• Comme la plupart des entreprises, nous utilisons des cookies sur nos sites Web. Dans certains cas, nous pouvons utiliser des services d’analyse de tiers tels que Google Analytics, lesquels services peuvent également utiliser des cookies et des technologies similaires pour collecter des données (notamment les adresses IP) afin d’évaluer l’utilisation et l’interaction avec les sites Web et leurs fonctionnalités.
  
  Google Inc. 1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, est le fournisseur du service Google Analytics. Google Analytics utilise des cookies. L’information générée par le témoin au sujet de l’utilisation des sites Web de Maibec, le cas échéant, est habituellement transmise à un serveur de Google aux États-Unis et y est stockée. Google s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée et Google est enregistré auprès du programme Privacy Shield du Département du Commerce des États-Unis.

Veuillez noter que nous ne collectons que les données qui nous aident à atteindre les raisons énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous ne recueillerons pas de données supplémentaires sans vous en informer au préalable.

4.Consentement

À l’exception des situations permises ou requises par la loi, Maibec Inc. ne recueillera vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous avons d’abord obtenu votre consentement. Le consentement sera obtenu avant ou au moment de recueillir les renseignements personnels. Suivant la nature et la sensibilité des renseignements recueillis et les fins auxquelles ils sont utilisés, votre consentement peut être explicite ou implicite. En règle générale, Maibec Inc. sollicitera un consentement explicite au moment de la collecte des renseignements. Le consentement peut être obtenu verbalement, par voie électronique ou par écrit. Dans certaines situations, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne, par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question. Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Vous pouvez à tout moment décider de retirer votre consentement à la cueillette, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également faire une demande de désindexation de vos renseignements, qui pourrait mener Maibec Inc. à cesser leur diffusion ou à désindexer un hyperlien donnant accès à ces informations. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement ou de faire désindexer vos renseignements, Maibec Inc. vous informera des conséquences de ce choix.

Pour le retrait de consentement ou la désindexation, une demande écrite à cet effet doit être soumise au responsable de la protection des renseignements personnels. Maibec Inc. s’engage à respecter un délai raisonnable (30 jours) pour cesser l’utilisation des renseignements. 

5. Limitation de la collecte

Maibec Inc. s’engage à limiter la collecte de renseignements personnels uniquement à ce qui est nécessaire pour établir, gérer et maintenir notre relation avec vous et aux fins détaillées précédemment. Maibec Inc. collecte les renseignements personnels que vous fournissez volontairement dans le cadre de votre emploi. Ceux-ci comprennent, sans s’y limiter : contrat et formulaire d’embauche, documents pour les avantages sociaux, etc. 

6. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservatioe

Maibec Inc. s’engage à n’utiliser les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. À moins d’une exception prévue par la loi, Maibec Inc. obtiendra un nouveau consentement de la personne concernée pour utiliser les renseignements à une autre fin que celle pour laquelle le consentement original avait été obtenu.

Maibec Inc. ne communiquera pas de renseignements personnels à des tierces parties sans avoir préalablement obtenu le consentement des personnes visées ou si les lois applicables prévoient qu’il est possible de le faire sans leur consentement. Dans certaines circonstances, nous ne pouvons éviter de partager vos données avec d’autres entités, par exemple si vous avez besoin de services que Maibec ne fournit pas directement, mais plutôt par l’entremise de partenaires d’affaires. Dans de tels cas, les entités avec lesquelles nous partageons certaines de vos données sont tenues d’utiliser ou de divulguer vos données seulement pour l’exécution des services que nous leur demandons.

Lorsque requis, vos données peuvent être partagées avec:

• les entités du groupe d’entreprises Maibec; 
• les fournisseurs de services que nous utilisons afin de rendre des services en notre nom;
• les fournisseurs de services qui rendent des services à Maibec nécessaires

De façon générale, les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés et stockés au Québec. Toutefois, certains de nos fournisseurs de services peuvent les stocker à l’extérieur de la province (ailleurs au Canada) pour les besoins des services qu’ils nous fournissent. Lorsqu’applicable, Maibec Inc. s’assure par l’entremise d’une entente écrite ou d’une validation des bonnes pratiques de sécurité que les renseignements bénéficient de contrôles assurant la protection de leurs caractères confidentiels et qu’ils ne soient utilisés et conservés que pour les finalités décrites dans cette politique.

Il est possible que nous recevions vos données par l’entremise de nos partenaires lorsque vous achetez nos produits ou services auprès de ces partenaires, notamment lorsque Maibec est responsable de la performance des services, de la livraison des produits ou de l’application des garanties liées aux produits. Dans ces situations, nos partenaires nous fourniront votre nom, un moyen de vous contacter (comme un numéro de téléphone ou une adresse électronique) et les informations nécessaires à la livraison des produits ou à la prestation des services, comme une adresse postale ou une autre forme de d’information de géolocalisation.

Maibec est active dans plusieurs pays et a son siège social au Canada. Ainsi, et même si nous cherchons à favoriser le traitement local des données par l’entité qui utilise ces données, vos données peuvent être transférées à d’autres entités du groupe Maibec, notamment au siège social canadien. La Commission Européenne a approuvé le transfert de données au Canada puisqu’elle estime que les lois canadiennes sur la protection de la vie privée sont adéquates.

Les activités mondiales de Maibec peuvent aussi entraîner le transfert de données vers un pays qui peut avoir des lois différentes en matière de protection des données. Lorsque cela se produit, nous prenons des mesures pour protéger ces renseignements, notamment en s’assurant que toutes nos filiales se conforment à la Politique de Confidentialité de Maibec et en transférant les données uniquement à des fins commerciales légitimes.

Comme nos produits sont parfois vendus par l’intermédiaire d’un réseau de fournisseurs et de partenaires, veuillez noter que ces fournisseurs et partenaires ont leurs propres politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée.  Bien que nous soyons méticuleux dans la sélection de nos fournisseurs et partenaires, nous ne pouvons accepter aucune responsabilité pour leurs politiques et pratiques de confidentialité. Par conséquent, nous vous invitons à vérifier leurs politiques de confidentialité avant de soumettre des données à ces entités. Il en va de même pour les liens que nous pouvons fournir vers des sites Web qui ne sont pas des sites Web de Maibec.

Maibec Inc. dispose d’une politique en matière de gestion du cycle de vie des renseignements personnels. À ce propos, Maibec Inc. s’engage à ne conserver les renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire pour nous permettre de réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, nous conformer aux exigences légales et protéger nos intérêts commerciaux légitimes. Après ce délai, Maibec Inc. s’assurera de la destruction ou l’anonymisation sécuritaire des renseignements personnels afin de conserver la confidentialité de ceux-ci et de respecter ses obligations en vertu des lois applicables. Certaines contraintes technologiques pourraient nuire, voire empêcher la destruction ou l‘anonymisation des données. Le cas échéant, des explications seront fournies en regard à ces contraintes.

7. Exactitude

Maibec Inc. s’engage à prendre tous les moyens raisonnablement disponibles pour garantir l’exactitude des renseignements personnels en sa possession. En ce qui concerne les dossiers employés, à plusieurs niveaux, vous avez accès à modifier vous-mêmes vos propres renseignements personnels. Dans le cas contraire, si vous remarquez des erreurs dans vos renseignements ou si vous devez les mettre à jour, veuillez-nous en aviser en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Maibec Inc. mettra alors tout en œuvre afin de corriger ou compléter tout renseignement personnel que vous nous avez communiqué comme étant erroné ou incomplet et s’engage à respecter un délai raisonnable (30 jours) pour apporter les modifications nécessaires.

8. Mesures de sécurité

Maibec Inc. utilise toutes les mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels en sa possession. Nous nous engageons à mettre en place des protections contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures techniques, administratives et organisationnelles appropriées de sécurité. Le niveau de protection accordé aux renseignements personnels dépend des éléments suivants :

• Le degré de sensibilité des renseignements personnels.
• La quantité, la distribution et le format de l’information.
• La méthode et la durée de conservation.

Dans la mesure du possible, Maibec Inc. met en œuvre, maintient et surveille les mesures suivantes pour mieux protéger l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés :

• Limitation d’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches, selon les principes du besoin de savoir et de moindres privilèges.
• Formation des employés sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels.
• Privilèges d’accès aux informations uniquement aux personnes qui ont besoin de savoir.
• Revue des antécédents de sécurité des employés en fonction de la sensibilité des renseignements qu’ils traiteront.
• Mise en place de mesures de sécurité technologiques comme les politiques de mots de passe, l’authentification multifacteurs, les coupe-feux et outils de détection et de prévention d’intrusions, les outils de protection contre les logiciels malicieux, et autres.
• Mise en place de mesures de sécurité physiques comme la restriction de l’accès à nos bureaux et centres de données, le verrouillage des voûtes documentaire, et autres.
• Imposition d’obligations contractuelles à nos fournisseurs de services.

Gestion des incidents de confidentialité

Maibec Inc. s’est doté d’un manuel de préparation et d’intervention en cas d’incident touchant les données personnelles, qui est testé et amélioré de façon continue. Ce manuel fait en sorte que tout incident menaçant la vie privée soit décelé rapidement, puis géré et résolu de manière coordonnée. Le manuel énonce clairement les rôles et responsabilités de chacun, ainsi que les critères à respecter en matière de signalement, de recours hiérarchiques et de prises de décisions. Les incidents sont consignés dans un registre pour fins de références.

9. Transparence

Maibec Inc. s’engage à ce que toute personne ait facilement accès à des renseignements précis sur ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Maibec Inc. sont gouvernées par la version courante de la présente Politique de confidentialité.

Nous pouvons mettre à jour la Politique de Confidentialité de Maibec de temps à autre pour l’adapter aux changements dans nos activités et/ou dans les règlements applicables. Les mises à jour seront reflétées sur cette page et, si les changements apportés par une mise à jour sont importants, nous vous fournirons un avis plus visible à cet égard.

10. Accès aux renseignements personnelss

Vous pouvez en tout temps faire une demande au responsable de la protection des renseignements personnels de Maibec Inc. si vous avez des questions ou si vous voulez accéder à vos données, les corriger ou, dans certains cas, les effacer et si vous voulez choisir comment nous pouvons utiliser vos données, par exemple en gérant les paramètres concernant lafaçon dont nous communiquons avec vous. Pour se faire, veuillez envoyer une demande écrite à cet effet à l’adresse suivante (confidentialite@maibec.com). Maibec Inc. s’engage à vous répondre dans les 30 jours de la date de réception de la demande. En cas de refus de notre part, nous vous informerons des raisons de notre refus, sous réserve des restrictions prévues dans la loi, ainsi que des recours qui s’offrent à vous.

11. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Les questions ou les plaintes concernant la manière dont Maibec Inc. traite les renseignements personnels peuvent être transmises au responsable en matière de protection des renseignements personnels. Maibec Inc. a mis en place des procédures pour répondre à toutes les demandes ou plaintes concernant sa manière de traiter les renseignements personnels et s’engage à enquêter sur toute plainte concernant le respect de la présente politique de confidentialité. Pour se faire, veuillez envoyer une demande écrite à cet effet à l’adresse suivante (confidentialite@maibec.com).

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